Sua empresa já é adepta da automatização de processos? Se ainda não é, você pode estar perdendo grandes oportunidades.

A automatização de processos corresponde à aplicação de tecnologia para executar tarefas ou atividades de forma automatizada, sem a necessidade de intervenção humana constante.

Seus principais objetivos são aumentar a eficiência, reduzir os erros, melhorar a consistência e liberar recursos humanos para tarefas mais estratégicas.

Ela pode ser aplicada em diversas áreas e setores, desde operações empresariais internas até interações com clientes.

Se você quer compreender tudo o que sua empresa tem a ganhar ao implementar este recurso, leia os próximos tópicos e confira os principais benefícios da automatização de processos.

Padronização

A padronização é uma das grandes vantagens da automatização de processos e o principal motivo que leva muitos gestores a implementá-la.

Isso porque ela permite definir fluxos de trabalho e procedimentos padronizados executados de maneira consistente.

Assim, ela promove a redução das variações nas possibilidades de caminhos a serem seguidos diante do recebimento de uma demanda, tornando os processos mais precisos e direcionados.

Além disso, ela reduz a chance de erros, resultando em produtos ou serviços de maior qualidade.

Os processos padronizados eliminam a necessidade de reinventar a roda a cada execução. Isso economiza tempo, pois as etapas já estão definidas e otimizadas para eficiência.

Como os processos são documentados e automatizados, as organizações podem facilmente analisar os resultados, identificar gargalos e oportunidades de aprimoramento.

Escalabilidade 

A escalabilidade está diretamente ligada à padronização e também é um benefício de destaque da automatização de processos.

Ela permite que uma organização cresça e se adapte de maneira eficiente às mudanças na demanda, sem a necessidade de aumentar proporcionalmente os recursos humanos ou técnicos.

É natural que, à medida que a empresa se consolida, haja um aumento não só da quantidade de clientes, mas também das demandas apresentadas por cada um deles.

A automatização de processos possibilita o atendimento de todas essas demandas com o mesmo padrão de qualidade, melhorando a agilidade e a eficiência.

Com a escalabilidade automatizada, os gestores podem concentrar seus esforços em estratégias e decisões de alto nível, em vez de lidar constantemente com questões operacionais devido a variações na demanda.

Redução de custos com Recursos Humanos

Imagine passar por um aumento acelerado de demandas tendo que contratar e treinar novos colaboradores às pressas para atendê-las.

Isso levaria naturalmente à queda da qualidade e da agilidade do seu atendimento, criando ineficiência e insatisfação dos clientes.

Mesmo que depois de algum tempo a equipe estivesse totalmente preparada para atender às novas demandas, o tempo necessário para chegar a este patamar inviabilizaria o aproveitamento das oportunidades geradas.

Com a automatização de processos, você não precisa expandir sua equipe toda vez que há um aumento na quantidade de demandas recebidas.

Isso porque a escalabilidade da automatização possibilita a rápida adaptação a novas realidades e necessidades.

As tarefas repetitivas e simples são executadas pelo sistema automatizado e sua equipe pode se concentrar em questões mais complexas.

Aumento da produtividade

Os benefícios apontados anteriormente levam, naturalmente, ao aumento da produtividade, seja em circunstâncias de maior ou menor demanda.

Com as tarefas manuais e demoradas sendo automatizadas, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas e criativas, o que leva a insights valiosos para o crescimento da empresa.

Novas soluções podem ser criadas e demandas antecipadas, melhorando o relacionamento com o cliente e sua fidelização.

Além disso, podemos falar em produtividade em relação às próprias tarefas automatizadas, que por conta da padronização evitam erros outrora comuns e agilizam a resolução de problemas.

Melhoria e agilidade na tomada de decisão 

A automatização de processos ajuda os gestores a tomarem decisões mais assertivas e ágeis baseadas em dados.

A automatização pode, por exemplo, coletar e processar dados em tempo real, fornecendo aos gestores informações atualizadas sobre o desempenho dos processos e do negócio.

A análise dos dados também se torna muito mais rápida, possibilitando o desenvolvimento de novas ideias a partir dos padrões, tendências e correlações detectadas, o que melhora a qualidade das decisões.

O acesso a dados estruturados possibilita a classificação e organização sistemática das informações relevantes, facilitando a avaliação das diferentes situações.

Os sistemas automatizados podem ser configurados para enviar alertas e notificações quando ocorrerem situações específicas ou desvios dos padrões esperados. Isso permite uma resposta rápida a eventos críticos.

Maior conformidade e compliance

A automatização de processos contribui de diversas maneiras para o alcance e a manutenção da conformidade com as regulamentações e padrões específicos.

Ela permite definir fluxos de trabalho padronizados e consistentes e registrar automaticamente cada etapa dos processos, incluindo quem realizou cada ação e quando.

Isso cria um registro detalhado que pode passar por uma auditoria para demonstrar que a empresa está seguindo os procedimentos corretos.

Cabe citar também que o monitoramento em tempo real possibilita a detecção precoce de qualquer atividade suspeita ou não conforme, permitindo que a empresa tome medidas corretivas imediatas.

Além disso, os sistemas automatizados podem ser configurados com controles de acesso rigorosos. Isso significa que apenas colaboradores autorizados têm permissão para acessar, alterar ou executar determinadas tarefas, reduzindo o risco de acesso não autorizado a informações sensíveis.

Redução de erros

A automatização de processos minimiza a intervenção humana em tarefas repetitivas e propensas a erros, representando uma importante contribuição para que o negócio atinja suas metas.

Com a substituição das tarefas manuais por processos automatizados, os erros são drasticamente reduzidos e até eliminados, sobretudo aqueles que geralmente são o resultado de digitação incorreta, esquecimento ou omissão de etapas.

Os processos automatizados são executados de acordo com regras e procedimentos predefinidos, o que garante a consistência na execução, evitando variações que possam levar a erros.

Eles também podem incluir fluxos de aprovação automatizados, nos quais as etapas só avançam após a aprovação adequada. Isso ajuda a evitar erros resultantes de decisões precipitadas.

O sistema automatizado também pode ser configurado para enviar alertas e notificações quando ocorrem erros ou desvios dos padrões para que você tome medidas corretivas imediatas.

Concluindo

Diante de todos os benefícios que a automatização de processos pode representar para o seu negócio, é possível perceber como você pode estar perdendo oportunidades ao não implementá-la.

Se a sua meta é expandir ou consolidar o seu negócio, ela se tornará inviável se você não contar com os recursos tecnológicos adequados.

Mas se você não sabe por onde começar, a Nommad pode te ajudar. Somos uma empresa que oferece soluções digitais para melhorar a experiência no negócio de nossos clientes.

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